El formato PDF

En español, PDF quiere decir "Formato de Documento Portátil".

PDF es un formato de archivo flexible, multiplataforma y multiaplicación. Se basa en el modelo de imágenes de PostScript: por eso su contenido se muestra de manera precisa, manteniendo los tipos de letra, diseños de página, gráficos vectoriales y mapas de bits. Entre otras, esta clase de archivo también puede contener funciones de navegación y de formularios.

Usando el formato de archivo PDF se cuenta:

1. con la posibilidad de intercambiar información de manera efectiva
2. con la certeza de que los documentos tendrán la edición planeada originalmente (en cursivas, negritas, cuadros, etc.)
3. con la ventaja general de un menor tamaño de archivo (y, por lo tanto, de un menor costo de almacenamiento)
4. con la máxima facilidad de que el documento pueda ser visualizado e impreso en cualquier ordenador

Los programas creadores de PDF, además, suelen ofrecer varias opciones de seguridad.

PDFCreator

Es un programa de código abierto (para Windows) que entre otras cosas permite hacer archivos PDF, PostScript y PostScript encapsulado, así como combinar y crear imágenes de documentos. Se encuentra protegido por las licencias GNU-General Public License y Aladdin Free Public License.

Este programa se instala en el sistema operativo como una impresora, aunque es en realidad una impresora virtual: pues en lugar de imprimir sobre papel lo hace sobre un archivo. De la misma manera que cualquier impresora, es común a todo el sistema, esto es: sirve para todas las aplicaciones que tienen entre sus funciones la impresión (procesadores de palabras, hojas de cálculo, navegadores de Internet, programas para la edición de imágenes, etc.).

Para mayor información, véase, en Internet: http://www.pdfcreator.de.vu/  y http://sourceforge.net/projects/pdfcreator/

Crear un archivo PDF genérico usando PDFCreator

1. Abrir un archivo que se requiera en PDF, como un texto elaborado con cualquier procesador de palabras.
2. Asegurarse de que tiene hechos los cambios pertinentes.
3. Abrir el menú Archivo y seleccionar Imprimir....
4. Como nombre de impresora, seleccionar PDFCreator y Aceptar.
5. En la ventana que aparece, cambiar, si es necesario, el nombre del archivo resultante, etc., y luego guardar con Save, proporcionando una ruta de destino, y pulsando finalmente sobre Guardar.

Al terminar este proceso, el programa creará un archivo PDF del original; este archivo es semejante a una serie de hojas impresas, pues lo que se ha hecho es una impresión virtual. Es importante subrayar que el original no se pierde. Por otra parte, esta manera de imprimir es útil a la mayoría de los usuarios.

Crear un archivo PDF genérico usando PDFCreator con opciones de seguridad

Al usar PDFCreator se tienen varias opciones de seguridad. El proceso para asegurar los documentos es muy sencillo, y es igual hasta el punto 4 descrito anteriormente.

6. En la ventana que aparece, seleccionar Options.
7. En la ventanilla de la izquierda, localizar Formats y pulsar sobre PDF.
8. En la ventanilla de la derecha (que tiene cinco opciones: General, Compression, Fonts, Colors y Security), seleccionar Security. Luego, activar la casilla Use Security.
9. Una vez activada esta casilla, centrar la atención en los apartados Passwords y Disallow User to. En estos apartados se encuentran las opciones más comunes de seguridad.

Aquí está una breve explicación de estas opciones:

Passwords.- Este apartado permite cambiar las opciones sobre las palabras clave que protegen el documento.

Passwords required to open document.- Activar si se desea que el archivo pueda abrirse solamente después de proporcionar una palabra clave. Al finalizar el punto 9, el programa pedirá la confirmación de la clave.

Passwords required to change Permissions and Passwords.- Activar si se desea establecer una palabra clave para cambiar los permisos y palabras clave del archivo. Al finalizar el punto 9, el programa pedirá la confirmación de las claves.

Disallow User to.- En este apartado pueden cambiarse las opciones para permitir o negar a un usuario varias acciones sobre el documento.

print the document.- Activar si se desea negar al usuario final que imprima el documento. Es importante recordar que esto imposibilitará al usuario para tener una copia impresa en papel del documento, y que le obligaría, por lo tanto, a leerlo en la pantalla.

copy text and images.- Activar si se desea negar al usuario final que pueda seleccionar y copiar, por cualquier medio, el documento.

modify the document.- Activar si se desea negar al usuario final la posibilidad de modificar el documento... pues creadores de PDF para usuarios avanzados incluyen algunas opciones de modificación en este sentido.

modify comments.- Activar si se desea negar al usuario final la posibilidad de modificar los comentarios del documento... pues creadores de PDF para usuarios avanzados incluyen algunas opciones de modificación en este sentido.

Como puede notarse, al usar diferentes combinaciones entre estas opciones se obtienen diferentes niveles de seguridad.

9. Una vez seleccionadas las opciones de seguridad, pulsar sobre Save.
10. En la ventana que aparece, cambiar, si es necesario, el nombre del archivo resultante, etc., y luego guardar con Save, proporcionando una ruta de destino, y pulsando finalmente sobre Guardar.

Proceso de instalación (paso a paso)

Pulse en las imágenes para agrandarlas.

Es todo.

Este documento está basado en este otro de Luis Cortázar